Los datos se han convertido en un recurso fundamental para las empresas. Información sobre clientes, ventas, productos, operaciones, empleados y finanzas puede utilizarse para analizar resultados y apoyar diferentes decisiones.

Sin embargo, acumular grandes cantidades de información no garantiza que una empresa pueda utilizarla correctamente. Los datos necesitan estar organizados, definidos, protegidos y disponibles para las personas que realmente los necesitan.

Aquí es donde entra la gobernanza de datos.

La gobernanza de datos establece políticas, procesos, responsabilidades y reglas para determinar cómo se gestionan los datos dentro de una organización. Su objetivo es ayudar a garantizar que la información sea adecuada para su propósito, tenga responsables definidos y sea administrada de acuerdo con las necesidades del negocio y las obligaciones aplicables.

Además, una buena gobernanza puede contribuir a mejorar la calidad de los datos, facilitar el cumplimiento de requisitos legales y reducir determinados riesgos relacionados con el acceso y el uso de información.

En un escenario donde las empresas generan y procesan cada vez más datos, contar con reglas claras se vuelve especialmente importante.

¿Qué es la Gobernanza de Datos?

La gobernanza de datos es el conjunto de principios, políticas, procesos, roles y responsabilidades utilizados para administrar los datos dentro de una organización.

Su función es establecer cómo deben gestionarse los datos durante su ciclo de vida.

Esto puede incluir cuestiones como:

• quién es responsable de determinados datos;
• quién puede acceder a ellos;
• cómo deben definirse y clasificarse;
• qué estándares de calidad deben cumplir;
• dónde deben almacenarse;
• cómo deben protegerse;
• cuánto tiempo deben conservarse;
• cómo deben compartirse;
• cómo deben utilizarse;
• qué procesos deben seguirse cuando existe un problema.

Por ejemplo, diferentes departamentos de una empresa pueden utilizar definiciones distintas para conceptos como “cliente activo”, “venta” o “ingreso”.

Una política de gobernanza puede ayudar a establecer definiciones comunes y responsables para esas informaciones.

Esto es especialmente importante para informes, dashboards y análisis que dependen de datos provenientes de diferentes sistemas.

Gobernanza de Datos, Calidad, Seguridad y Privacidad

Estos conceptos están relacionados, pero no son exactamente lo mismo.

La gobernanza de datos establece reglas, responsabilidades y procesos.

La calidad de datos se ocupa de características como exactitud, integridad, consistencia, actualidad y unicidad de la información.

La seguridad de datos busca proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o destrucción.

La privacidad está relacionada con el tratamiento adecuado de información personal y con los derechos de las personas sobre sus datos.

Por lo tanto, la gobernanza puede establecer las reglas y responsabilidades que ayudan a coordinar estas diferentes dimensiones.

Una empresa puede tener excelentes herramientas de seguridad y, aun así, presentar problemas de gobernanza si nadie sabe quién es responsable de determinados datos o qué definición debe utilizarse para un indicador.

Beneficios de la Gobernanza de Datos

Una estrategia de gobernanza bien estructurada puede generar beneficios en diferentes áreas de una organización.

1. Mejora de la calidad de los datos

Cuando existen reglas y responsables definidos, resulta más sencillo identificar problemas de calidad y establecer procesos para corregirlos.

Esto puede reducir situaciones como duplicación de registros, información incompleta o diferentes versiones del mismo dato.

2. Mayor confianza en la información

Si los usuarios conocen el origen, la definición y el responsable de determinados datos, pueden interpretar la información con mayor contexto.

Esto es especialmente importante para indicadores utilizados en decisiones empresariales.

3. Mayor control sobre el acceso

La gobernanza puede ayudar a definir quién debería tener acceso a determinados tipos de información.

Esto permite aplicar principios como el acceso basado en funciones y el principio de menor privilégio, de acuerdo con las políticas de seguridad de la organización.

4. Apoyo al cumplimiento normativo

Las empresas pueden estar sujetas a diferentes leyes y regulaciones relacionadas con la información.

En Brasil, por ejemplo, el tratamiento de datos personales está sujeto a la LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

La gobernanza puede ayudar a establecer procesos y responsabilidades relacionados con el cumplimiento de estas obligaciones.

Sin embargo, la gobernanza de datos por sí sola no garantiza el cumplimiento legal. Las obligaciones específicas deben ser evaluadas de acuerdo con la legislación aplicable y, cuando sea necesario, con apoyo jurídico especializado.

5. Mayor eficiencia en la gestión de datos

Cuando los procesos están documentados y las responsabilidades están claras, los equipos pueden dedicar menos tiempo a resolver dudas sobre dónde están los datos, qué significan o quién puede utilizarlos.

Esto puede facilitar proyectos de análisis, Business Intelligence, ciencia de datos e inteligencia artificial.

Desafíos de Implementar Gobernanza de Datos

Aunque sus beneficios pueden ser importantes, implementar gobernanza de datos no es un proceso sencillo.

Uno de los principales desafíos es la resistencia al cambio.

Los empleados pueden estar acostumbrados a trabajar con determinados procesos y herramientas. Introducir nuevas reglas puede generar fricción, especialmente cuando no existe una explicación clara sobre los motivos del cambio.

La solución no consiste simplemente en crear documentos y políticas.

Es necesario comunicar los objetivos, capacitar a los equipos y mostrar cómo las nuevas prácticas afectan el trabajo cotidiano.

Otro desafío es la fragmentación de los datos.

Una empresa puede utilizar diferentes sistemas para ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y operaciones. Cada uno puede tener estructuras y definiciones diferentes.

Integrar estos entornos requiere planificación y conocimiento técnico.

También existe el desafío de mantener la gobernanza a medida que la empresa crece. Nuevos sistemas, aplicaciones, fuentes de datos y herramientas de inteligencia artificial pueden cambiar constantemente el entorno.

Mejores Prácticas de Gobernanza de Datos

No existe una única forma de implementar gobernanza de datos. La estructura adecuada depende del tamaño, sector, complejidad y objetivos de cada organización.

Sin embargo, algunas prácticas pueden servir como punto de partida.

Definir políticas claras

La empresa debe documentar reglas relacionadas con la creación, almacenamiento, acceso, utilización, intercambio y eliminación de datos.

Estas políticas deben ser comprensibles y aplicables al trabajo cotidiano.

Establecer roles y responsabilidades

Es importante definir quién es responsable de determinados conjuntos de datos.

Dependiendo de la estructura de la empresa, pueden existir roles como:

• Data Owner;
• Data Steward;
• responsables de seguridad;
• responsables de privacidad;
• equipos de ingeniería de datos;
• equipos de análisis y Business Intelligence.

Los nombres y responsabilidades pueden variar según la organización.

Crear un catálogo de datos

Un catálogo de datos ayuda a registrar qué datos existen, dónde están, qué significan y quién es responsable de ellos.

Esto facilita la búsqueda y el entendimiento de la información.

Establecer estándares de calidad

La organización debe definir qué significa tener datos de calidad.

Algunos criterios pueden incluir:

• exactitud;
• integridad;
• consistencia;
• actualidad;
• unicidad;
• validez.

Estos criterios pueden convertirse en controles y procesos de monitoreo.

Controlar los accesos

Los permisos deben definirse de acuerdo con las funciones y necesidades de cada usuario.

No todas las personas necesitan acceder a toda la información disponible en una empresa.

Monitorear y revisar las políticas

La gobernanza no debe considerarse un proyecto que termina después de su implementación.

Las políticas, responsabilidades y procesos deben revisarse periódicamente para acompañar cambios en la empresa y en los sistemas utilizados.

El Papel de la Tecnología

La tecnología puede facilitar considerablemente la implementación de gobernanza de datos.

Existen herramientas para diferentes necesidades, como:

• catálogos de datos;
• gestión de metadatos;
• calidad de datos;
• control de acceso;
• clasificación de información;
• trazabilidad de datos;
• monitoreo;
• integración de datos;
• auditoría.

Sin embargo, comprar una herramienta no significa tener gobernanza.

La tecnología debe apoyar procesos, políticas y responsabilidades previamente definidos.

Por ejemplo, una plataforma puede identificar automáticamente determinados problemas de calidad, pero la organización todavía necesita establecer qué nivel de calidad es aceptable y quién debe corregir los problemas detectados.

Gobernanza de Datos e Inteligencia Artificial

El crecimiento de la inteligencia artificial hace que la gobernanza de datos sea todavía más relevante.

Los modelos de IA dependen de datos para entrenamiento, evaluación, operación o generación de contexto. Si esos datos presentan problemas de calidad, privacidad, permisos o trazabilidad, pueden surgir riesgos.

Una estrategia de gobernanza puede ayudar a responder preguntas como:

• ¿De dónde provienen los datos?
• ¿Quién puede utilizarlos?
• ¿Qué información personal contienen?
• ¿Qué restricciones existen?
• ¿Cómo se documentaron?
• ¿Qué cambios sufrieron?
• ¿Para qué finalidad pueden utilizarse?

Esto también se relaciona con la gobernanza de IA, que incluye aspectos más amplios relacionados con el desarrollo y uso responsable de sistemas de inteligencia artificial.

Por eso, gobernanza de datos y gobernanza de IA pueden complementarse, aunque no sean exactamente la misma disciplina.

Cómo Implementar la Gobernanza de Datos en una Empresa

La implementación puede comenzar con un proyecto relativamente pequeño.

1. Identifica los datos críticos

No es necesario intentar gobernar todos los datos de la empresa al mismo tiempo.

Comienza identificando los datos más importantes para el negocio, especialmente aquellos relacionados con clientes, finanzas, operaciones o indicadores estratégicos.

2. Define responsables

Determina quién es responsable de cada conjunto de datos y quién puede tomar decisiones sobre su utilización.

3. Documenta definiciones

Crea un lenguaje común para términos importantes.

Por ejemplo, define exactamente qué significa “cliente”, “pedido”, “venta”, “ingreso” o “conversión” dentro de la organización.

4. Evalúa la calidad

Identifica problemas de duplicación, datos incompletos, inconsistencias y otras deficiencias.

Después, establece prioridades para corregirlos.

5. Establece reglas de acceso

Determina qué personas o equipos necesitan acceder a cada tipo de información y bajo qué condiciones.

6. Implementa herramientas de apoyo

Una vez definidos los procesos, selecciona tecnologías que puedan ayudar a automatizar y monitorear determinadas tareas.

7. Capacita a los equipos

La gobernanza de datos depende de las personas.

Los colaboradores deben comprender por qué las reglas existen y cómo afectan sus actividades.

8. Monitorea y mejora

Utiliza indicadores para acompañar la evolución de la gobernanza y revisa periódicamente las políticas.

La gobernanza debe evolucionar junto con la empresa.

Gobernanza de Datos en Empresas Pequeñas

La gobernanza de datos no es exclusiva de grandes corporaciones.

Una pequeña empresa también puede beneficiarse de principios básicos de gobernanza.

No es necesario comenzar con una estructura compleja ni adquirir plataformas costosas.

Algunas medidas sencillas pueden ser suficientes para comenzar:

• definir quién administra cada conjunto de datos;
• documentar conceptos importantes;
• establecer permisos de acceso;
• realizar copias de seguridad;
• controlar información personal;
• revisar la calidad de los datos;
• mantener una documentación básica.

A medida que la empresa crece, estas prácticas pueden evolucionar hacia procesos más estructurados.

Conclusión

La gobernanza de datos establece las reglas, responsabilidades y procesos necesarios para gestionar la información de una organización de manera estructurada.

Su importancia aumenta a medida que las empresas dependen más de los datos para operar, analizar resultados, desarrollar productos y utilizar inteligencia artificial.

Una buena gobernanza puede contribuir a mejorar la calidad de los datos, organizar responsabilidades, controlar accesos, apoyar el cumplimiento normativo y facilitar proyectos de análisis.

Sin embargo, la gobernanza no es solamente una cuestión tecnológica. Requiere personas, procesos, políticas y una cultura organizacional que valore el uso responsable de la información.

Por eso, las empresas no necesitan comenzar necesariamente con una estructura enorme. Pueden identificar sus datos críticos, definir responsables, establecer reglas básicas y avanzar progresivamente.

En un entorno empresarial cada vez más orientado por datos, saber qué información existe, quién es responsable de ella, cómo puede utilizarse y cómo debe protegerse se convierte en una parte fundamental de la gestión moderna.